Cultura de segurança de alimentos – Segunda dimensão: Comunicação de segurança de alimentos

Por: Juliana Salomão, Keli Lima Neves e Luisa Rezende   #culturadesegurançadosalimentos  

O que o está previsto no Posicionamento do GFSI:

 

5.3. Comunicação de Segurança de Alimentos

  A comunicação é fundamental para toda interação humana e tem um papel inegável na promoção de uma Cultura de Segurança de Alimentos sustentável. Uma boa comunicação assegura que a estratégia da empresa seja recebida e compreendida por todos os colaboradores dentro da organização. Ela deve ocorrer regularmente, ser adaptada para vários públicos da empresa, acessível onde quer que o comportamento desejado deva ser seguido, e medido pela eficácia.   Exemplos de canais de comunicação de Segurança de Alimentos disponíveis incluem: Pôsteres; Reuniões; Briefings; Vídeos; Chamadas telefônicas; Conferências; Reuniões de turno; Coaching digital; Mentorias; Processo de Feedback e sugestões; Intranet da empresa e quadros de avisos; Games/Competições; Gemba/Kaizen/Reuniões diárias;  Reconhecimentos e Premiações; Consequências (incluindo ações disciplinares); Network e Redes Sociais internas (ex.: Yammer).   Alcançar um alto padrão em comunicação requer consideração das diferenças entre os setores da indústria e suas diferentes estruturas – Exemplos: o varejo em comparação com a manufatura; empresas familiares em comparação com franquias de restaurantes; grandes corporações com franquias – e como é a comunicação interna e externa. Como exemplo, um único site que lava e embala batatas terá uma diferente abordagem sobre comunicação de riscos quando comparado com uma organização de serviços de alimentação global.  

5.3.1. Comunicação de Riscos

  A comunicação de riscos de Segurança de Alimentos pode ser desafiadora, mas é um importante elemento de promoção de compreensão compartilhada dos riscos dentro da organização. As comunicações com colaboradores experientes e multifuncionais com relação à probabilidade e possíveis efeitos de uma crise de Segurança de Alimentos impulsionarão a tomada de decisões com base nos riscos, e um compromisso de recursos financeiros para aumentar o conhecimento e melhorar as práticas. A comunidade técnica é normalmente convocada para liderar a avaliação dos riscos e influenciar as decisões relacionadas com a gestão destes. No entanto, também é importante ajudar os funcionários dentro e fora do time técnico a conhecer os perigos associados com suas atividades. Isto requer educação, treinamentos e efetiva comunicação, o que também é importante tanto para manter uma rotina de reportes bem como para identificar o quanto antes os potenciais riscos dentro da organização, o que, em uma organização madura, irá liderar discussões e a tomada de decisões por ambos aqueles, dentro e fora da comunidade técnica. A medida que a percepção de riscos de Segurança de Alimentos aumenta, a necessidade de investimentos adicionais e melhorias se tornará evidente. Usar a avaliação de riscos para priorizar investimentos se prova benéfico para justificar e comunicar as necessidades de mudanças e evitar a acomodação ao longo do tempo. Diretrizes para o investimento contínuo de recursos e em pessoas podem incluir o monitoramento contínuo de dados e tendências, rastreando ocorrências do setor, incluindo as causas raiz das falhas e mudanças das expectativas da indústria. Tudo requer uma efetiva comunicação de riscos.    

Contribuição SEMEAR sobre Comunicação

  Com o objetivo de auxiliar na comunicação assertiva, complementamos na sequência algumas informações que poderão ajudar na sua avaliação da comunicação atual e das necessidades de melhoria para garantir que a comunicação ocorra de forma apropriada em prol da Segurança de Alimentos.   A definição de comunicação segundo dicionário Oxford Languages é: 1. “ação de transmitir uma mensagem e, eventualmente, receber outra mensagem como resposta.”a comunicação entre uma base terrestre e um míssil”

2. a informação transmitida; seu conteúdo.”sua comunicação foi claramente entendida”.

  Os desafios relacionados a comunicação em uma empresa são inúmeros. Genelot (2001) afirmou categoricamente que a estratégia da empresa e a estratégia de comunicação são um ato único, sendo o motor de uma estratégia comum.   A comunicação sem o compromisso estratégico dificilmente conseguirá legitimar-se no novo cenário competitivo, correndo sério risco de se manter irrelevante e trazer pouco ou nenhum valor para a estratégia global da organização. Nesse novo papel, a comunicação deixa de ser responsabilidade de um único órgão, setor ou departamento. Torna-se função de toda a instituição e incorpora-se, definitivamente, à gestão estratégica da organização (CARDOSO, 2007).   Assim sendo, as empresas comprometidas com a promoção da Segurança de Alimentos devem ter ciência de que somente com uma comunicação interna efetiva essa estratégia será recebida, compreendida e incorporada ao comportamento de todos na organização. O ponto de partida é a comunicação interna e do seu desdobramento virá a comunicação externa. Ações de comunicação interna efetivas são capazes de estimular e motivar os colaboradores, transmitir os ideias e planos da empresa e, em último grau, desenvolver guardiões da cultura da Segurança de Alimentos. A mensagem deve ser repassada considerando as diferenças entre setores e a estrutura dos mesmos. Os canais de comunicação são inúmeros e precisam ser usados em conjunto e de acordo com o publico. Exemplificando: colaboradores que usam computador durante o horário de trabalho,  terão facilidade de acesso a e-mails e intranet, enquanto, para as áreas de produção, quadro de avisos, reuniões de turno e pôsteres serão mais efetivos. Alguns exemplos de canais disponíveis: intranet, e-mail, reuniões, mural, display corporativas/mural online, manual do colaborador, newsletter, redes sociais internas, mentorias e treinamentos, reuniões – presenciais ou online, painéis de gestão a vista, processos de feedback e premiações estruturados, entre outros. Destacamos a importância do conhecimento de todos acerca das consequências, incluindo ações disciplinares, do não cumprimento dos procedimentos. Vemos que o posicionamento do GFSI traz esta questão de consequências (ações disciplinares) e este ponto nos parece realmente necessário quando tratamos de assuntos tão delicados como a Segurança de Alimentos e apesar de vivermos um contexto onde assuntos relacionados a vertente do “punição” são geralmente mal vistos pelas estruturas de recursos humanos das instituições, faz-se necessário uma análise criteriosa sobre isso, de forma que, os colaboradores entendam a gravidade de um ato inseguro em relação a manutenção da inocuidade do alimento produzido, a gravidade e o impacto disso, que na maioria das vezes gera uma consequência para a empresa, para o consumidor e que o colaborador não faz ideia do impacto, assim, sim, nos parece fazer todo sentido que o colaborador entenda e que uma política de consequências seja estrutura, divulgada e implementada. Isso fortalecerá os “guardiões da Segurança de Alimentos”. Importante lembrar que a comunicação está atrelada a quem transmite e quem recebe a informação e entre o comunicador e o receptor existem diferentes ruídos e estes ruídos é que devem ser reduzidos para que a mensagem chegue ao receptor da forma esperada. Um ponto essencial neste contexto é que o comunicador entenda que ele deve adequar a sua fala ao publico, ele deve entender o contexto e as pessoas para quem ele levará a informação e ter ciência de que, muitas vezes, o mesmo tema, deverá ser comunicado de diferentes formas para diferentes ouvintes. Também, neste novo contexto de comunicação, é necessário desenvolver a escuta ativa, e recomendamos fortemente que as empresas que pretendem melhorar sua comunicação de forma geral, mas principalmente aquelas que estão já trabalhando com cultura de Segurança de Alimentos ou cultura organizacional de uma forma geral, invista na melhoria da comunicação, trabalhando o comunicador e a escuta ativa de sua equipe. Outro ponto importante a se observar é a diferença entre o tamanho, tipo e complexidade de empresas e processos relacionados. Um restaurante familiar, uma rede de franquias de restaurante, um abatedouro e uma indústria de conservas, como exemplos, terão abordagens, programas de comunicação internos e externos distintos. A avaliação criteriosa destas diferenças e a escolha do canal correto, adaptação de linguagem, regularidade e acessibilidade das informações relacionadas aos comportamentos que queremos ver replicados são o caminho para assertividade na comunicação. O alcance de um alto padrão de comunicação precisa desta base sólida. Necessário lembrar que em uma comunicação, hora eu comunico e hora sou ouvinte, assim, é necessário trabalhar os conceitos de escuta ativa e comunicação assertiva com todos e cada um no seu contexto. Não podemos esquecer que vivemos um momento onde somos bombardeados com informações e dentre elas muita fake news e informações pouco embasadas, e aqui trazemos outro grande desafio para a comunicação relacionada a mudanças culturais e a busca de uma cultura positiva relacionada a Segurança de Alimentos, pois, muitas são as crenças, muitos são os conceitos regionais e enraizados, muito há de modismo, de informação pouco embasada e de constante mudança, tanto relacionada a novas processos, novas formas de controle quanto a novos perigos. Assim, estudar a comunicação mais uma vez é demonstrado como fundamental. Entender sobre comunicação, conhecer o publico, definir a emoção que queremos transmitir (e aqui poderíamos falar sobre os arquétipos e o impacto positivo que o entendimento deste assunto traz em nossa comunicação) é fundamental para desenhar a nossa estratégia de comunicação. E outra dica muito importante: não tenha receio de ser repetitivo, para mudar algo, para enraizar um conceito é necessário constância e repetição!