Você está ocupado ou apenas indisponível?
Existe uma frase que escuto com frequência no ambiente profissional: “Fulana ou Fulano é muito ocupada (o).”
E tenho pensado bastante sobre isso.
(Escrevo este artigo, sentada na cadeira de quem já ocupou e por vezes ainda ocupa, em algumas esferas da vida, a cadeira do ocupada, com uma única questão a meu favor, apesar da correria e indisponibilidade, não atraso entregas e não deixo ninguém sem resposta, o restante, vou aprendendo na jornada )
Como sabemos que alguém está realmente ocupado?
Pela quantidade de coisas que entrega? Pela complexidade das responsabilidades que assume? Pela agenda cheia?
Ou porque demora para responder, está sempre correndo, nunca tem tempo, acumula pendências e parece permanentemente sobrecarregado?
Talvez tenhamos aprendido a confundir alguns sinais.
A estética da pessoa ocupada
Talvez algumas pessoas não estejam ocupadas demais. Talvez estejam disponíveis de menos.
Existe quase uma estética da ocupação.
A pessoa está sempre correndo. Tem muitas mensagens para responder. Não viu o e-mail. Não conseguiu retornar. A entrega vai atrasar. A agenda está impossível.
E, curiosamente, cada uma dessas situações reforça a percepção externa: “Nossa, como essa pessoa é ocupada!”
Mas será?
Estar ocupado é ter muitas demandas.
Ser produtivo é conseguir transformá-las em entregas.
E ser responsivo é não permitir que a sua forma de administrar essas demandas paralise o trabalho de outras pessoas.
São coisas diferentes.
Uma pessoa extremamente ocupada pode ser organizada, cumprir prazos, saber priorizar e responder rapidamente: “Recebi. Agora não consigo olhar, mas amanhã te retorno.” (e cumprir com esse “amanhã”)
Da mesma maneira, alguém com uma carga de trabalho muito menor pode estar permanentemente atrasado e indisponível.
Por isso, talvez a demora constante não devesse ser automaticamente interpretada como sinal de excesso de trabalho.
Às vezes ela é consequência de dificuldade de priorização, procrastinação, baixa organização ou pouca percepção sobre o impacto que uma pendência individual provoca no restante do sistema.
Ser responsivo não é estar disponível 24 horas
Aqui existe uma diferença importante.
Não estou defendendo a cultura de permanecer conectado o tempo inteiro. Muito pelo contrário. Limites são necessários.
Ser responsivo significa outra coisa.
Significa compreender que, no ambiente profissional, outras pessoas dependem das nossas respostas e entregas para conseguir realizar as delas.
Significa que atividade que eu deixei atrasar, preciso correr e colocar em dia, pedir ajuda se necessário, mas, simplesmente seguir deixando para depois, certamente não é responsivo, nem tão pouco: responsável.
Você pode não resolver uma demanda imediatamente. Mas pode acusar o recebimento.
Pode não entregar hoje. Mas pode negociar um prazo antes que ele vença.
Pode não estar disponível naquele momento. Mas pode criar previsibilidade.
Responsividade não é disponibilidade permanente. É responsabilidade sobre o impacto da própria indisponibilidade.
O problema começa quando a indisponibilidade vira reputação de importância
Talvez exista ainda um fenômeno mais curioso.
Em alguns ambientes, quanto menos acessível uma pessoa é, mais ocupada e até mais importante, ela parece.
“Ela não responde porque tem coisa demais.”
“Ele nunca tem agenda.”
“Fulano está sempre correndo.”
E assim podemos transformar sinais que deveriam provocar uma análise sobre organização e prioridades em símbolos de produtividade.
A correria ganha status.
A demora ganha justificativa.
E o atraso passa a ser interpretado quase como consequência inevitável de alguém que “faz muita coisa”.
Mas produtividade não deveria ser medida pela quantidade de movimento que conseguimos produzir ao nosso redor.
Deveria ser percebida pela capacidade de gerar resultado.
Se você se identificou com esse cenário confira:
Quando alguém (inclusive você) está constantemente atrasado, inacessível e cercado de pendências, talvez nossa primeira conclusão não devesse ser:
“Essa pessoa está muito ocupada.” ou “Eu sou muito ocupado”
Talvez devêssemos perguntar: São demandas demais ou dificuldade para administrar as demandas que possui?
Porque existe uma diferença enorme entre as duas situações.
E identificar essa diferença é especialmente importante para quem lidera equipes.
Se toda dificuldade de entrega for interpretada automaticamente como excesso de trabalho, a solução será sempre retirar atividades.
Mas retirar atividades não resolve procrastinação. Não resolve dificuldade de priorização. Não cria senso de urgência. Não melhora comunicação. E não desenvolve responsabilidade sobre prazos.
Às vezes reduzimos a carga esperando resolver um problema cuja origem nunca esteve na quantidade de trabalho.
Ocupação não deveria ser uma identidade
Talvez precisemos parar de admirar tanto a aparência de ocupação.
Estar sempre correndo não deveria ser medalha.
Não ter tempo para nada não deveria comunicar importância.
E ser difícil de acessar não deveria ser confundido com produtividade.
No trabalho contemporâneo, em que praticamente toda atividade depende da interação entre pessoas, áreas, clientes e fornecedores, ser acessível talvez seja mais valioso do que parecer ocupado.
Sejamos nós, aquele que entrega. Quem comunica. Quem avisa. Quem negocia. Quem responde. Quem permite que os outros saibam o que esperar.
Não significa fazer tudo imediatamente. Significa não deixar as pessoas permanentemente tentando descobrir se você viu, se vai fazer, quando vai responder ou quando vai entregar.
Talvez, então, da próxima vez que alguém disser: “Fulano é muito ocupado…”
valha completar mentalmente a frase com uma pergunta: Ocupado mesmo ou apenas pouco acessível, pouco responsivo e pouco previsível?
Porque correria é movimento.
Produtividade é entrega.
