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Cultura de Segurança de alimentos- Terceira dimensão: Documentação

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Por: Elisabete Tonel   #culturadesegurançadosalimentos documentação     O que está previsto no Posicionamento do GFSI:  

6.3. Documentação

A documentação de Segurança de Alimentos permite uma tomada de decisão adequada e consistente. Esta documentação engloba dados (por exemplo: de produtos e registros de processos e de treinamento) e informações sobre as expectativas de Segurança de Alimentos, planos e procedimentos operacionais, o que ajuda a verificar a sua consistência. Também cria um ponto de partida para novos colaboradores e para treinamentos de reciclagem para a equipe de efetivos e parceiros externos. A documentação protege a base de conhecimentos acumulados de uma organização e elimina a necessidade de confiar e se apoiar no conhecimento individual do colaborador. Os sistemas de documentação podem variar de pequenos a complexos, mas devem ser abrangentes e apropriados para a organização. Para ser verdadeiramente eficaz, um sistema de documentação deve ser acessível e atualizado, bem como de fácil compreensão. Atenção deve ser dada ao desenvolvimento de procedimentos e instruções, com seus usuários envolvidos diretamente neste processo, de forma a garantir a viabilidade do sistema. Exemplos de documentação relevante para apoiar a Segurança de Alimentos incluem:
  • Planos / manuais de Segurança de Alimentos baseados em diferentes esquemas;
  • Descrições claras de tarefas / responsabilidades e autoridades;
  • Procedimentos operacionais padrão (POP) para os processos.
 

Contribuição SEMEAR sobre Documentação

  É importante dizer que as informações e documentações geradas pelas empresas, são essenciais para o bom funcionamento dos processos e para subsidiar controles e também auditorias provenientes do Sistema de Gestão da Qualidade e Segurança de Alimentos (SGSA).  Assim, possuir um bom sistema de Gestão de Documentos é essencial para a tomada de decisão mais assertivas para a melhoria contínua dos processos. Um dos maiores desafios dentro de um Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos é administrar e fazer uma boa gestão dos documentos para facilitar o dia a dia. Entretanto, os benefícios que a gestão inteligente de documentos e informações pode trazer às empresas são imensuráveis. Sabemos que quanto mais organizada a gestão de documentos, maior a clareza sobre os processos da empresa. Mas apenas ter a informação documentada não resolve tudo, seria ótimo se fosse assim. A estruturação da documentação do SGSA ajuda a pensar de forma crítica e cautelosa os processos e entender como a empresa funciona. Os documentos também precisam relatar de forma fidedigna a realidade praticada, para evitar desvios em uma verificação da eficácia do Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Para elaborar um documento, você terá de pensar em fatores que são inerentes à gestão, como: o objetivo do documento, quem precisará ter acesso, onde ele vai ser armazenado, como vai ser disponibilizada para as pessoas, qual a real necessidade dele e quais informações devem ser registradas. É essencial garantir que todas as informações necessárias para o seu sistema sejam rapidamente acessadas, e há várias maneiras que você pode utilizar como ferramenta, desde softwares especializados, via sistema office, entre outros.  Use a criatividade! A ferramenta que você utilizar pode ser variada, porém o controle precisa ser efetivo, rastreável e de fácil acesso e busca. Vamos de alguns exemplos que são requisitos para que sejam contemplados dentro do seu procedimento de controle de documentos: controles de produtos, registros de processos, treinamentos, expectativas em relação a segurança de alimentos, planos de limpeza, procedimentos operacionais e estratégicos pela alta direção, contemplando  criticamente uma análise desde Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos. Dentre os registros de processo e produto, cabe salientar que a rastreabilidade desde a origem da matéria prima até o cliente é um pré-requisito indispensável, sendo incorporado todos os insumos/ingredientes e controles de pontos críticos do processo.

A importância da ISO

E quando falamos em gestão de documentos, com certeza você já deve ter ouvido falar na famosa “lista mestra” que nada mais é que uma técnica que trata da Gestão de Documentos, buscando facilitar o controle, a gestão e a administração de todos os documentos gerados pela empresa. Apesar de a lista mestra estar associada com o Sistema de Gestão de Qualidade, não é uma obrigação ou uma medida regulatória da norma ISO 9001:2015. De acordo com a norma no item 7.5 que trata de informação documentada, é fundamental que o Sistema de Gestão de Qualidade inclua em seus processos a informação documentada requerida e a informação documentada necessária para a eficácia do próprio SGQ. Entretanto, a própria norma ISO 9001:2015 destaca que a gestão de documentos, incluindo a lista mestra, difere para organização, devido aos seguintes aspectos:
  • Porte da organização, tipos de atividades, processos, produtos e serviços;
  • Complexidade de processos e suas interações;
  • Competência de pessoas;
Além disso, a própria norma ISO 9001:2015 sugere que as informações devem estar disponíveis e adequadas para uso, tal como protegidas de possíveis fraudes e invasões. Acerca do controle de informações, a Norma propõe que a empresa aborde as seguintes atividades em sua aplicação:
  • Distribuição, acesso, recuperação e uso das informações de maneira adequada e segura;
  • Armazenamento e preservação, incluindo a legibilidade do documento;
  • Controle de alterações e versões dos documentos;
  • Retenção e disposição das informações da empresa;
Dessa forma, a norma ISO 9001:2015 não especifica a obrigatoriedade da lista mestra no SGQ, entretanto, descreve de forma clara todos os seus componentes e itens básicos para Gestão de Documentos. A informação documentada requerida pelo SGSA (ISO 2200:2019)  deve ser controlada para assegurar que: a) ela esteja disponível e adequada para uso, onde e quando for necessária; b) ela esteja protegida suficientemente (por exemplo, contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade). O nome que você utilizar para a gestão fica a seu critério, mas  no item 7.5.3.2 , a ISO 22000:2019, estabelece que para o controle de informações documentadas  a organização deve abordar as seguintes atividades,  desde que aplicável: a) distribuição, acesso, recuperação e uso; b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade; c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão); d) retenção e disposição. A informação documentada de origem externa determinada pela organização como necessária para o planejamento e operação do SGSA deve ser identificada, conforme apropriado, e também deve ser controlada. Informação documentada retida como evidência de conformidade deve ser protegida contra alterações não intencionais. Desta forma, fica evidente a necessidade de uma boa gestão de documentos para ambas as normas, entretanto a organização define a nomenclatura que mais acreditar ser pertinente. No dia- a dia, a gestão de documentos eficaz representa: validação, verificação e check de informações de diversos níveis e graus de interesse. Mais que um sistema de monitoramento de informação, a gestão de documentos tornou-se parte imprescindível do ponto de vista estratégico na gestão das organizações. Usamos aqui como referencia o que a ISO9001 e a ISO2200 orientam sobre Gestão de Documentos, para que sirva como norte para você que está revisando ou elaborando o seu controle, no entanto, outras normas, trazem orientações sobre este assunto e se você for certificado ou está em busca de uma certificação, busque entender os requisitos da norma que está usando como referencia. Portanto, “Documentação” e Sistema de Gestão de Segurança de Alimentos estão intrinsecamente ligados e a pensando em Cultura de Segurança de Alimentos, mais do que nunca, faz sentido o fato de que a documentação deve refletir a realidade e é responsabilidade do todo, não apenas da equipe de Gestão de Segurança de Alimentos, então, envolva os colaboradores na elaboração dos documentos, conforme estes devem ser envolvidos, dividindo assim  as responsabilidades, use formatos e linguagem apropriadas ao publico que deverá usar estes documentos. Conheça 5 motivos para buscar a certificação ISO Leia também: Terceira dimensão: Medição de desempenho   Referências
  • GFSI, Cultura de Segurança dos Alimentos, posicionamento do GFSI, V1 – 4/11/18
  • ISO22000: 2019 – Sistemas de gestão de segurança de alimentos -Requisitos para qualquer organização na cadeia produtiva de alimentos
ISO 9001:2015 – Sistemas de gestão da qualidade

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